Home » Finanzen » Firmenkarten steigern die Zufriedenheit im Team
Traditionelle Rückerstattungsprozesse sind oft ineffizient und wirken sich negativ auf die Mitarbeiterbindung und die Produktivität aus. Firmenkreditkarten, die Echtzeit-Tracking, optimierte Workflows und eine automatisierte Abstimmung bieten, lösen diese Probleme: Sie machen Ausgaben aus eigener Tasche überflüssig, vereinfachen Rückerstattungen und verringern den administrativen Aufwand für Finanzteams und Beschäftigte.
Speziell für Geschäftsausgaben konzipierte Firmenkarten vereinfachen nicht nur das Spesenmanagement in Unternehmen, sondern haben auch einen großen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Warum das so ist? Stellen wir uns einen Angestellten vor, der häufiger Geschäftsreisen unternimmt. Ohne Firmenkreditkarte müsste er anfallende Ausgaben mit seiner persönlichen Kreditkarte bezahlen und sämtliche Belege aufbewahren, um sie nach der Reise am Monatsende mühselig abzurechnen. Außerdem muss diese Person einen detaillierten Spesenbericht erstellen – und anschließend wochenlang auf die Rückerstattung warten.
Dieser Prozess ist zeitintensiv, stressig und kann schnell zu einer echten finanziellen Belastung für den Angestellten werden. Auch die Finanzteams leiden darunter, denn die manuelle Überprüfung einzelner Positionen, das Aufspüren fehlender Dokumente und die Einhaltung der Spesenrichtlinien kostet viel Zeit.
Die Lösung: Firmenkreditkarten. Sie ermöglichen eine wesentlich einfachere Abwicklung der Reisekosten. Karteninhaber können Geschäftsausgaben direkt über das Unternehmenskonto abrechnen, ohne eigene finanzielle Mittel aufwenden zu müssen. Viele Firmenkarten-Lösungen sind bereits in Spesenmanagement-Software integriert und erfassen und kategorisieren Ausgaben automatisiert, sodass Karteninhaber Ausgaben in Echtzeit einsehen und verwalten können. Das Aufbewahren von Belegen und die Prüfung einzelner Ausgaben entfallen komplett. Diese Automatisierung reduziert lästige Aufgaben, spart Zeit und senkt das Risiko von Fehlern oder unberücksichtigten Ansprüchen.
Dadurch verringern Firmenkarten nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern schaffen auch den notwendigen Freiraum für wichtigere Aufgaben. Außerdem ermöglichen sie den Finanzteams und Karteninhabern, Budgets effektiver zu managen.
Vordefinierte Ausgabelimits und schnelle Rückerstattung
Firmenkarten verfügen in der Regel über vordefinierte Ausgabenlimits und Vorgaben, die Mitarbeitenden Klarheit darüber geben, was sie unter welchen Bedingungen abrechnen können. Unternehmen definieren spezifische Kategorien wie Geschäftsreisen, Mahlzeiten oder Büromaterialien und legen für diese individuelle Limits fest, die mit Budgetplänen, geschäftlichen Erfordernissen und Nachhaltigkeitszielen in Einklang stehen. Kleinere Ausgaben können sofort genehmigt werden, während größere Ausgaben bei der jeweiligen Freigabestelle landen.
Moderne Firmenkarten-Lösungen ermöglichen anpassbare Workflows, die Ausgaben – je nach Regelvorgabe – automatisch in die passenden Genehmigungskanäle leiten. Rückerstattungen erfolgen schneller, und Wartezeiten verkürzen sich, was wiederum die Zufriedenheit der Angestellten steigert.
Echtzeit-Transparenz zählt dabei zu den wichtigsten Features smarter Firmenkreditkarten: Jede getätigte Transaktion wird sofort erfasst, sodass alle Beteiligten jederzeit Einblick in die Ausgaben haben. Teams können Budgets über Abteilungen hinweg überwachen und bei Bedarf anpassen, Muster erkennen und auf Abweichungen reagieren. Für Mitarbeitende verringert diese Transparenz das Risiko unerwarteter Ausgaben.
Finanzielle Eigenverantwortung
Firmenkarten helfen den Angestellten, ihre Ausgaben im Einklang mit den Budgets zu halten und die finanzielle Eigenverantwortung zu stärken, sowie verantwortungsbewusste Ausgabenentscheidungen zu treffen. Das erleichtert den Genehmigungsprozess und vereinfacht alltägliche Geschäftsausgaben. Wer im Unternehmen beispielsweise Veranstaltungen organisiert oder Kundentermine betreut, kann notwendige Anschaffungen tätigen, ohne bei jedem Schritt vorab eine Genehmigung einholen zu müssen. Diese Autonomie fördert ein vertrauensvolles und unterstützendes Arbeitsumfeld und ermutigt die Angestellten, mit Ausgaben überlegt und verantwortungsbewusst umzugehen.
KI-gesteuertes Ausgabenmanagement mit smarten Firmenkarten
Zusätzlich greift künstliche Intelligenz den Finanzteams gleich auf zweifache Art unter die Arme: Die prädiktive KI analysiert riesige Datenmengen und lernt aus ihnen, um zukünftige Ereignisse vorherzusagen. In diesem Stadium übernimmt die prädiktive KI auch Aufgaben wie die Codierung von Spesenabrechnungen. Aufgrund ihrer Lernfähigkeit schafft sie es, verschiedene Positionen genau zu kodieren, wenn das System neue Transaktionen erfasst. Das verursacht weniger manuelle Arbeit und stellt zudem sicher, dass die Kosten präzise und konsistent den richtigen Kostenstellen im Unternehmen zugeordnet werden.
Im nächsten Schritt empfiehlt die präskriptive KI, welche Maßnahmen basierend auf den Ergebnissen eingeleitet werden sollen. Dafür analysiert sie das Ausgabenverhalten, identifiziert Einsparpotenziale, deckt Unstimmigkeiten auf, prognostiziert zukünftige Ausgabenmuster und gibt gezielte Empfehlungen. Erfüllt eine Transaktion nicht alle Kriterien, die das Finanzteam für eine dieser Prüfungen festgelegt hat, landet sie sofort bei einem zuständigen Mitarbeiter zur manuellen Prüfung.
Das reduziert den Bedarf an händischen Eingaben deutlich, was zu weniger Fehlern und weniger Zeitaufwand für kostspielige manuelle Aufgaben führt. Den Finanzteams helfen diese Funktionen außerdem dabei, Unregelmäßigkeiten gezielt zu erkennen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und datengestützte Empfehlungen zur Optimierung der Unternehmensfinanzen zu erhalten.
FinanzenGeschäftsreiseManagement
Philippe Sahli ist Mitgründer und CEO von Yokoy, der KI-gestützten Ausgabenmanagementlösung für mittelständische und große Unternehmen. Yokoy automatisiert die Spesen-, Firmenkarten- und Rechnungsverwaltung. Als gelernter Buchhalter hat Philippe vor der Gründung von Yokoy umfangreiche Erfahrungen im Finanzsektor gesammelt, sowohl in der SaaS-Branche eines schnell wachsenden Scale-ups als auch in seiner dreijährigen Rolle als CFO. Er sah das große Optimierungspotenzial in den Finanzprozessen von Unternehmen, was die Entwicklung von Yokoy beeinflusste. Außerdem hatte er verschiedene Management- und Beratungspositionen in renommierten Unternehmen wie Ernst & Young (EY) und UBS inne. Als Unternehmer, der innovative Ideen, unternehmerisches Denken und eine ehrgeizige Vision verfolgt, wurde Philippe im Jahr 2021/22 in der renommierten Forbes-Liste „30 unter 30“ im Jahr 2021/22 aufgeführt.